Cómo solucionar los imprevistos cuando organizamos un evento

¿Cómo controlar los malos momentos e imprevistos en la organización de un evento?

Por más que uno sea minucioso en los detalles, siempre puede haber imprevistos al organizar un evento. Tenerlos presentes servirá para estar preparados y solucionarlos rápidamente.

Cómo controlar imprevistos en un evento

Dentro de la planificación y organización de un evento, si tú eres la organizadora y anfitriona, tienes que tener en cuenta los imprevistos que puedan presentarse, los cuales tienes que tenerlos en cuenta para la planificación de tu evento.

Para controlar dichos problemas, debes prever los mismos, lo cual te ayudará para saber cómo actuar y solucionarlos al instante.

Entre los problemas más habituales de la organización están:

- Mal clima si has desarrollado el evento al aire libre

- Embotellamiento en los lugares de estacionamiento para los invitados

- Caminos de calles no asfaltadas para llegar al lugar del evento

- Proveedores que llegan tarde o no han llevado la cantidad suficiente de productos pedidos

- Personal que llega tarde o directamente no va a trabajar

- Problemas con los equipos técnicos, si hay música, shows, o difusión de un video

- Equipo de calefacción o aire acondicionado que no funcionan

- Corte de luz, o problemas electrónicos en el lugar del evento

- Artistas de shows en vivo que no puedan asistir a último momento

Prepara siempre un control especial para que estos problemas no complique tu evento.

Problemas con los invitados

Hay otros imprevistos que pueden hacer que los invitados pasen un mal momento, y para esos casos, debemos conocer las técnicas de comunicación y etiqueta. Algunos ejemplos:

- Dos invitados que comiencen una discusión
- Un grupo de invitados que se confronten con otro grupo
- Algún participante que se sienta mal o que llegue al extremo con las bebidas

Para estos casos, deberás concentrarte y seguir algunas normas protocolares para minimizar los efectos. No te involucres con el ritmo emocional que tienen tus invitados molestos, trata siempre de pedirles objetividad y hacerles recordar la importancia del acontecimiento en que están presentes.
Si no puedes contener la situación, pídeles que se retiren de la fiesta. Es mejor que estos participantes se vayan a que toda la fiesta termine en un ritmo de discordia y molestias

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Fuente: http://organizaryplanear.com/n/1502/solucionar-imprevistos-al-organizar-un-evento.html